De druk op groothandels neemt de laatste jaren gestaag toe. Globaliserende markten en concurrentie van over de hele wereld leiden tot steeds hogere klanteisen waaraan moet worden voldaan. Het is al heel lang niet alleen de beste prijs van een artikel dat beslist over de aankoop.
Leverbetrouwbaarheid, kwaliteit en uitstekende klantenservice zijn minstens zo cruciaal. Klanten eisen live tracking opties, eenvoudige klachtenopties en consistent hoge kwaliteit van goederen en leveringen. Om dit alles te kunnen verwerken is een ERP-systeem nodig dat software ondersteunt op alle niveaus van ondernemerschap.
Wat is een ERP-systeem? – Definitie
De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit beschrijft de ondernemende taak om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Daartoe moeten de processen in het bedrijf zoveel mogelijk worden geoptimaliseerd en moeten de middelen zodanig worden verdeeld dat afval kan worden uitgesloten.
In dit verband wordt onder middelen verstaan alle operationele middelen waarop een onderneming kan vertrouwen om haar eigen bedrijfsdoeleinden te vervullen. Naast te verwerken goederen geldt dit ook voor machines, gereedschappen, het personeelsbestand, financiële middelen vastgoed, etc.
Om alle processen op elk moment van de juiste hoeveelheid resources te kunnen voorzien, zijn controleopties vereist voor het hele bedrijf. Met een ERP-systeem is dit precies wat mogelijk is. Het systeem brengt alle processen van het bedrijf digitaal in kaart en brengt de gegevens samen in een centrale database.
Op deze manier kan informatie eenvoudig door het hele bedrijf worden gedeeld en worden processen veel transparanter. Daarnaast is het mogelijk om de processen over afdelingen heen in te richten. Alle actoren in het bedrijf werken met dezelfde gegevens, wat leidt tot het feit dat fouten als gevolg van verschillende kennisniveaus worden vermeden. Ook de datasilo’s van individuele afdelingen worden opgebroken.
Ontwikkeling van een ERP-systeem
Een ERP-systeem is opgebouwd uit modules, die elk een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf bestrijken. Zo zijn er modules voor human resources, productie, warehouse management, customer relationship management of project management.
Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf bestaat ERP-software uit al die modules die nodig zijn om uw eigen processen volledig in kaart te kunnen brengen. Voor de groothandel zijn bijvoorbeeld modules voor magazijnbeheer, logistiek of inkoop en voor klantbeheer van bijzonder belang.
ERP-systemen in de groothandel
Elke module bevat speciale functies die de dagelijkse taken op dit gebied ondersteunen en die met elkaar verbonden zijn via de centrale database. In de loop van de tijd hebben veel providers zich gespecialiseerd in bepaalde industrieën en hun ERP-systemen aangepast aan de behoeften van deze.
Zo zijn er verschillende ERP-systemen op de markt te vinden die speciaal zijn afgestemd op de behoeften van een groothandel en functies bevatten die het dagelijkse werk ondersteunen en helpen om op lange termijn middelen op alle niveaus te besparen. Laten we eens kijken naar een paar van deze speciale functies die van groot belang zijn voor de groothandel software.
Warehouse Management Systeem (WMS)
Met een warehouse management systeem binnen het ERP systeem kunnen alle artikelen van goederenontvangst tot goederenoutput digitaal in kaart worden gebracht. Met tal van functies helpt een WMS-module om de voorraden in het magazijn op de lange termijn laag te houden zonder in leveringsproblemen te komen.
Binnenkomende items worden toegewezen aan de opslagruimte die voor hen het meest logisch is. Het systeem berekent ook de beste route voor opslag of latere pick. Dit maakt het mogelijk om de kosten op de lange termijn te verlagen en snellere processen op te zetten. Een vraagprognose kan ook worden gebruikt om te bepalen welk artikel op voorraad moet zijn en in welke hoeveelheid op welk moment.
Hiervoor maakt het ERP-systeem gebruik van historische verkoopgegevens en berekent het wanneer en welke vraag voor welk product kan worden verwacht. Hierdoor kunnen de voorraden in het magazijn laag worden gehouden en kan kapitaal worden vrijgegeven.
Track-and-tracing mogelijkheden
Klanten willen te allen tijde de status van hun bestelling weten. Dit vereist een mogelijkheid om de locatie van een artikel op elk gewenst moment te bepalen. Als een artikel zich bijvoorbeeld momenteel in de orderverzamelfase bevindt, kan het systeem dit dienovereenkomstig aan de klant weergeven.
Het is ook belangrijk voor uw eigen planning om te weten welk artikel beschikbaar is en welke is gebonden aan een andere bestelling. De informatie waar een artikel zich momenteel bevindt of in welke fase in real time beschikbaar moet zijn voor alle actoren, zodat altijd duidelijk is wanneer het uiteindelijk bij de klant aankomt.
beheer van menselijke hulpbronnen
Naast speciale functies voor de handel worden ook algemene modules en functies aangeboden in een ERP-systeem voor groothandels. Human resources management staat centraal in bijna elk bedrijf, ook in de groothandel. Dit maakt het mogelijk om alle medewerkers zo goed mogelijk te plannen voor de bestaande processen.
Van werktijdregistratie, vakantieplanning tot applicatiebeheer en bijscholingsmanagement, de module biedt verschillende functies voor de ondersteuning van uw eigen personeel.
Conclusie: Processen efficiënter maken met het ERP-systeem
Of het nu gaat om een groot bedrijf of MKB software, een ERP-systeem voor groothandel geeft uw eigen bedrijf precies het concurrentievoordeel dat het vandaag de dag zo dringend nodig heeft om te kunnen overleven in de geglobaliseerde markten. Een erp-systeem, dat op de juiste manier is geïmplementeerd, bespaart talloze resources op alle niveaus, die vervolgens elders winstgevend kunnen worden gebruikt. Zo krijg je wat ademruimte in de strijd om de gunst van de klanten.
